Hoy he desarrollado una primera jornada de Coaching y Gestión del Tiempo para el equipo de comerciales de una empresa industrial con implantación nacional. El tiempo es uno de nuestros recursos mas valiosos y quizás el más difícil de gestionar, o en el que más dificultades tienen las personas.
Lo habitual en los cursos de gestión del tiempo es dar una serie de herramientas, técnicas o métodos de gestión del tiempo, pero estos recursos de poco sirven si antes no existe una toma de conciencia sobre lo que verdaderamente significa gestionar el tiempo. Por esa razón, todos mis talleres, cursos y procesos de coaching o mentoring sobre gestión del tiempo comienza de la misma forma: ¿Cuál es tu relación con el tiempo? ¿Eres soberano de tu tiempo? ¿Realmente sabes en qué usas tu tiempo y cómo?
Una buena gestión del tiempo exige Consciencia, Responsabilidad y Acción:
–Consciencia sobre cómo uso realmente mi tiempo: cuántos minutos y horas dedico a cada cosa cada día, a qué cosas se las dedico, cuánto tiempo seguido puedo estar haciendo la misma tarea, qué ladrones del tiempo me afectan más y qué trampas mentales se reproducen en mi vida que me alejan de mis objetivos. ¿Cuánto valoras tu tiempo?
La consciencia sobre el uso del tiempo requiere una auditoria de nuestro tiempo, este es el primer paso para comenzar a trabajar la mejora de la gestión del tiempo.
–Responsabilidad sobre el uso de nuestro tiempo: Las llamadas y los mails no van a dejar de aparecer, no vas a tener más de 24 horas al día y 365 días al año para realizar las cosas que quieres, tus clientes, compañeros, jefes, hijos, parejas, amigos no van a dejar de pedirte cosas, la información y los papeles no van a desaparecer. Así que deja de quejarte por el poco tiempo que tienes, porque tienes el mismo que todo el mundo (24 horas al día 365 días al año), y de echarle la culpa a todo a tu alrededor. Si quieres mejorar tu gestión del tiempo tienes que asumir que solo podrás cambiar aquello que está bajo tu control directo: No puedes impedir que la gente te llame, pero si puedes decidir no contestar las llamadas cuando llegan y hacerlo en un momento que sea mejor para ti y que no te aparte de la tarea que estas haciendo.
«El tiempo nos iguala porque es el recurso más democrático que hay. Todos tenemos 24 horas diarias durante 365 días al año, lo que nos diferencia es como las. usamos y que obtenemos con ello.»
–Acción para poner en práctica los hábitos necesarios para una buena gestión del tiempo. Quizás la mayor dificultad en la gestión del tiempo es que es una cuestión de hábitos, y todos sabemos lo difícil que es desaprender hábito ineficaces y aprender hábitos más eficaces. Un una buena gestión del tiempo es algo tan difícil de conseguir como mantener una dieta, una práctica de deporte o ejercicio físico de forma regular, o dejar de fumar. Requiere una total consciencia y concentración en el objetivo, muchísima constancia y fuerza de voluntad . y no despistarse ni un momento porque recaer es muy fácil.
Mi consejo aquí siempre es que una vez tu identifiques, a través de la auditoria del tiempo, que es lo que más te está influyendo negativamente en el uso adecuado de tu tiempo, o que es lo que más te puede ayudar a gestionarlo mejor, te concentres en una sola cosa a cambiar o mejorar y la trabajas día a día durante al menos 3 meses hasta que la incorpores a tu vida de una manera natural. Se trata de aplicar los 4 pasos del proceso de aprendizaje hasta llegar a la competencia inconsciente. Eso sí nunca te desentiendas de seguir observándote o auditándote porque como digo la gestión del tiempo es como dejar de fumar, puedes volver a recaer en cualquier descuido.
Una vez que asumimos estos tres puntos (consciencia, responsabilidad y acción) podemos empezar a trabajar en un proceso de mejora de la gestión de tu tiempo. Para ello tenemos que tener presentes cuales son las 10 Reglas de Oro en la gestión del tiempo:
1.- Auditoria del tiempo para adquirir consciencia del uso real de mi tiempo
2- Establecimiento de prioridades y objetivos: Tener en claro las metas y las áreas de trabajo que son claves para nuestros resultados y nuestra vida.¿Para qué quiero usar mi tiempo?
3.-Determinación del GAP de las áreas de uso del tiempo
¿Como estoy usando mi tiempo? Vs ¿Cómo quiero usarlo?
4.- Definir las actividades prioritarias (nivel 1), aquellas que nos acercan a nuestros objetivos, y las que no lo son (nivel 2 y 3.) y asignarles las áreas de uso necesarias para lograr nuestros objetivos
5- Planificar la agenda por escrito (sácalo de tu mente) y utilizando la herramienta time boxing.
«1 minuto de planificación ahorra 10 minutos de ejecución.»
6.- Prever la aparición de los ladrones del tiempo y tener un plan para controlarlos y gestionarlos
7.- Control continuo: Tener un sistema de seguimiento, revisión y evaluación continua de como usamos nuestro tiempo y qué resultados obtenemos para poder reprogramar cuando sea necesario.
8.- Adopción de hábitos eficaces:
– Parar y pensar antes de actuar y ejecutar demandas nuevas. Aprender a decir NO a los demás y a nosotros mismos de forma asertiva y eficaz.
– Parar y reorganizar ante demandas nuevas, desorden o perdida de control
– Realizar lista de tareas pendientes cuando nos asalta el tráfico mental, el agobio, la preocupación o el descontrol
– Controlar los tiempo empleados en la realización de los distintos trabajos
– Dividir los trabajos o tareas que requieren mucho tiempo de ejecución en tareas más pequeñas de 1 o 2 horas de duración máxima y que se puedan realizar en distintos días.
– Concentración. Una cosa de cada vez
-Manten un orden diario, semanal y mensual en el cumplimiento de lo programado, en la gestión de tu información y documentación y en el archivo de la misma.
– Agrupar tareas similares y realizarlas todas de una vez
– Fijar fechas limites anteriores al vencimiento
– Planificar a la baja sin sobrecargar la agenda. Planificar el 70% del día y dejar un 30% libre para imprevistos
9.- Los 30 minutos clave del día:
– Dedica cada día 15 minutos al comenzar la jornada a revisar tu agenda del día, tus objetivos y prioridades del día y a retrogradar los tiempos que sean necesarios
-Dedica cada día los 15 últimos minutos de tu jornada a revisar lo que has hecho (aumenta la motivación) y lo que ha quedado pendiente para darle un lugar en la agenda de los próximos días.
10.-Toma conciencia de cuándo eres más productivo y de cuando es el mejor momento para ti de hacer cada tipo de tarea y aprovéchalo.
Hay personas que trabajan mejor por la tarde, otras a primera hora de la mañana. ¿Cuál es tu momento?
En próximos post te hablaré de como realizar una Auditoria del Tiempo, de cómo realizar una buena Planificación de tu tiempo, de la Técnica del Time Boxing y las Areas de uso del tiempo, y de cómo prevenir y atrapar a los Ladrones del Tiempo. Estáte atento a mi blog.
Muy buenas pautas, son muy útiles y las tendré en cuenta para mi día a día y también en el trabajo. Hace poco leí este artículo que habla de la importancia de gestionar el tiempo en las empresas.
Muchas gracias Marta, me alegro de que te haya sido útil mi post. Y gracias por el artículo que recomiendas, yo sigo mucho el blog de workmeter, me parece muy bueno y tienen artículos muy prácticos y útiles. En el que me envías hablan de los principales problemas en la gestión del tiempo que yo he tratado también en el blog hablando de los ladrones del tiempo.
Un saludo.
Hola Maria Luisa, me encantaron tus pautas, pero por favor orientame como puedo hacer auditoria a mi tiempo?
Muchas gracias Angela. La auditoria del tiempo se puede realizar de varias formas. Hay aplicaciones para ordenador que te controlan el tiempo que dedicas a cada cosa. También hay aplicaciones para el móvil donde puedes ir registrando todo lo que haces y el tiempo que te lleva, son sencillas y ágiles y luego te da un informe de cuanto dedicas a atender llamadas telefónicas, a un proyecto,a reuniones, mails, etc.
Luego está la forma tradicional que es registrar durante 15-21 días en una libreta todos lo que vas realizando y poner el tiempo que le dedicas. Al final de la semana sumas horas dedicadas a cada tipo de actividad ( mails, teléfono, redes sociales, reuniones, gestión, elaboración de documentos, trabajo en proyectos, expedientes). Los tipos de actividad los decides tu según tu trabajo, si bien hay algunos que son comunes. Luego lo vuelves a realizar una semana más y sumas por si hay diferencias.
El objetivo es saber cuantas horas, dias dedicas a cada tipo de actividad para ver si en alguna te estas excediendo y en otras quedando corto, ver como puedes reducir, y sobre todo reorganizar en cajas del tiempo los tipos de actividades porque eso te hace ser más productivo y efectivo.
Espero haberte ayudado.
Saludos
hola maría luisa, estoy recién por primera vez leyendo tu blog que es magnifico, pero hay algo que no leo en tu pagina y que se repite en mi, y claramente es un tremendo ladrón de tiempo….estoy realizada en varios aspectos de mi vida, menos en lo emocional. Tengo 40 años, un hijo y me obsesiona el deseo de estar en pareja…al punto de que si aparece alguien no dejo de pensar en eso…no hago locuras bajo ningún punto de vista, pero me molesta dedicarle tiempo a esto. Espero puedas orientarme…libro…etc…
Hola Macarena, lo que cuentas realmente es un rum, rum mental sobre un aspecto concreto de tu vida que efectivamente te quita tiempo porque te mantiene en tus pensamientos en vez de estar en el presente y disfrutarlo. Para poder orientarte necesitaría conocerte mejor y comprender como vives esta situación, y en que medida está afectando a tu vida, porque son cuestiones muy personales, que a veces pueden ser trabajadas desde el coaching y otras desde la terapia. Te comparto una guía sobre como vencer la dependencia emocional que quizas pueda se un punto de partida para reflexionar y empezar a ver las cosas de otra forma. http://www.sociedadytecnologia.org/file/download/224111 Espero haberte ayudado. Un saludo
Hola, me aparece excelente tu post, y me gustaría citarlo en un documento en el trabajo de manejo del tiempo, para hacer lo necesito de tu apellido, pues las citas deben ser hechas en APA. Te agradezco 🙂
Hola Heidy, muchas gracias por tu comentario, me alegra saber que mi artículo te ha sido de utilidad. Puedes citarlo en tu trabajo haciendo referencia a la fuente mediante enlace al blog y mi nombre que es Maria Luisa de Miguel Corrales.
Un saludo.
Hola me encanta tu post . donde puedo seguir los otros post respecto de la gestion del tiempo ?
Hola Sandra muchas gracias por tu comentario. Te indico a continuación otros enlaces a artículos sobre gestion del tiempo, espero que te ayuden.
https://aquavitacoaching.com/atrapa-tus-ladrones-del-tiempo-externos-las-interrupciones/
https://aquavitacoaching.com/atrapa-tus-ladrones-del-tiempo-internos/
https://aquavitacoaching.com/eres-soberanoa-de-tu-tiempo/
https://aquavitacoaching.com/colaboracion-con-el-periodico-el-pais-7-consejos-para-recuperar-energia/
Espero que te ayuden.
Saludos
Hola María Luisa, tienes cursos online que se pueda seguir sobre el concepto de administrar el tiempo y organizar mejor tus actividades? Quiero para mi hijo de 26 años.
Por favor coméntame!
Buenos días Adriana, gracias por tu interés en nuestra formación. Te contesto por corre electrónico. Un saludo.
Buenos días,
estoy buscando alguien que ayude a mi mujer en la gestión del tiempo, en la toma de decisiones de qué hacer y qué no… y quería saber cómo trabajáis vosotros.
Mi teléfono es el 620 038 176
Gracias
Buenos días Fernando, te he enviado un mail con toda la información solicitada. Un saludo