Hoy he desarrollado una primera jornada de Coaching y Gestión del Tiempo para el equipo de comerciales de una empresa industrial con implantación nacional. El tiempo es uno de nuestros recursos mas valiosos y quizás el más difícil de gestionar, o en el que más dificultades tienen las personas.

Lo habitual en los cursos de gestión del tiempo es dar una serie de herramientas, técnicas o métodos de gestión del tiempo, pero estos recursos de poco sirven si antes no existe una toma de conciencia sobre lo que verdaderamente significa gestionar el tiempo. Por esa razón, todos mis talleres, cursos y procesos de coaching o mentoring sobre gestión del tiempo comienza de la misma forma: ¿Cuál es tu relación con el tiempo? ¿Eres soberano de tu tiempo? ¿Realmente sabes en qué usas tu tiempo y cómo?

Una buena gestión del tiempo exige Consciencia, Responsabilidad y Acción:

–Consciencia sobre cómo uso realmente mi tiempo: cuántos minutos y horas dedico a cada cosa cada día, a qué cosas se las dedico, cuánto tiempo seguido puedo estar haciendo la misma tarea, qué ladrones del tiempo me afectan más y qué trampas mentales se reproducen en mi vida que me alejan de mis objetivos. ¿Cuánto valoras tu tiempo?

La consciencia sobre el uso del tiempo requiere una auditoria de nuestro tiempo, este es el primer paso para comenzar a trabajar la mejora de la gestión del tiempo.

–Responsabilidad sobre el uso de nuestro tiempo: Las llamadas y los mails no van a dejar de aparecer, no vas a tener más de 24 horas al día y 365 días al año para realizar las cosas que quieres, tus clientes, compañeros, jefes, hijos, parejas, amigos no van a dejar de pedirte cosas, la información y los papeles no van a desaparecer. Así que deja de quejarte por el poco tiempo que tienes, porque tienes el mismo que todo el mundo (24 horas al día 365 días al año), y de echarle la culpa a todo a tu alrededor. Si quieres mejorar tu gestión del tiempo tienes que asumir que solo podrás cambiar aquello que está bajo tu control directo: No puedes impedir que la gente te llame, pero si puedes decidir no contestar las llamadas cuando llegan y hacerlo en un momento que sea mejor para ti y que no te aparte de la tarea que estas haciendo.

«El tiempo nos iguala porque es el recurso más democrático que hay. Todos tenemos 24 horas diarias durante 365 días al año, lo que nos diferencia es como las. usamos y que obtenemos con ello.»

–Acción para poner en práctica los hábitos necesarios para una buena gestión del tiempo. Quizás la mayor dificultad en la gestión del tiempo es que es una cuestión de hábitos, y todos sabemos lo difícil que es desaprender hábito ineficaces y aprender hábitos más eficaces. Un una buena gestión del tiempo es algo tan difícil de conseguir como mantener una dieta, una práctica de deporte o ejercicio físico de forma regular, o dejar de fumar. Requiere una total consciencia y concentración en el objetivo, muchísima constancia y fuerza de voluntad . y no despistarse ni un momento porque recaer es muy fácil.

Mi consejo aquí siempre es que una vez tu identifiques, a través de la auditoria del tiempo, que es lo que más te está influyendo negativamente en el uso adecuado de tu tiempo, o que es lo que más te puede ayudar a gestionarlo mejor, te concentres en una sola cosa a cambiar o mejorar y la trabajas día a día durante al menos 3 meses hasta que la incorpores a tu vida de una manera natural. Se trata de aplicar los 4 pasos del proceso de aprendizaje hasta llegar a la competencia inconsciente. Eso sí nunca te desentiendas de seguir observándote o auditándote porque como digo la gestión del tiempo es como dejar de fumar, puedes volver a recaer en cualquier descuido.

El tiempo se crea

Una vez que asumimos estos tres puntos (consciencia, responsabilidad y acción) podemos empezar a trabajar en un proceso de mejora de la gestión de tu tiempo. Para ello tenemos que tener presentes cuales son las 10 Reglas de Oro en la gestión del tiempo:

1.- Auditoria del tiempo para adquirir consciencia del uso real de mi tiempo

2- Establecimiento de prioridades y objetivos: Tener en claro las metas y las áreas de trabajo que son claves para nuestros resultados y nuestra vida.¿Para qué quiero usar mi tiempo?

3.-Determinación del GAP de las áreas de uso del tiempo

¿Como estoy usando mi tiempo? Vs ¿Cómo quiero usarlo?

4.- Definir las actividades prioritarias (nivel 1), aquellas que nos acercan a nuestros objetivos, y las que no lo son (nivel 2 y 3.) y asignarles las áreas de uso necesarias para lograr nuestros objetivos

5- Planificar la agenda por escrito (sácalo de tu mente) y utilizando la herramienta time boxing.

«1 minuto de planificación ahorra 10 minutos de ejecución.»

6.- Prever la aparición de los ladrones del tiempo y tener un plan para controlarlos y gestionarlos

7.- Control continuo: Tener un sistema de seguimiento, revisión y evaluación continua de como usamos nuestro tiempo y qué resultados obtenemos para poder reprogramar cuando sea necesario.

8.- Adopción de hábitos eficaces:

– Parar y pensar antes de actuar y ejecutar demandas nuevas. Aprender a decir NO a los demás y a nosotros mismos de forma asertiva y eficaz.
– Parar y reorganizar ante demandas nuevas, desorden o perdida de control
– Realizar lista de tareas pendientes cuando nos asalta el tráfico mental, el agobio, la preocupación o el descontrol
– Controlar los tiempo empleados en la realización de los distintos trabajos
– Dividir los trabajos o tareas que requieren mucho tiempo de ejecución en tareas más pequeñas de 1 o 2 horas de duración máxima y que se puedan realizar en distintos días.
– Concentración. Una cosa de cada vez

-Manten un orden  diario, semanal y mensual en el cumplimiento de lo programado, en la gestión de tu información y documentación y en el archivo de la misma.
– Agrupar tareas similares y realizarlas todas de una vez
– Fijar fechas limites anteriores al vencimiento

– Planificar a la baja sin sobrecargar la agenda. Planificar el 70% del día y dejar un 30% libre para imprevistos

9.- Los 30 minutos clave del día:
– Dedica cada día 15 minutos al comenzar la jornada a revisar tu agenda del día, tus objetivos y prioridades del día y a retrogradar los tiempos que sean necesarios

-Dedica cada día los 15 últimos minutos de tu jornada a revisar lo que has hecho (aumenta la motivación) y  lo que ha quedado pendiente para darle un lugar en la agenda de los próximos días.

10.-Toma conciencia de cuándo eres más productivo y de cuando es el mejor momento para ti de hacer cada tipo de tarea y aprovéchalo.

Hay personas que trabajan mejor por la tarde, otras a primera hora de la mañana. ¿Cuál es tu momento?

En próximos post te hablaré de como realizar una Auditoria del Tiempo, de cómo realizar una buena Planificación de tu tiempo, de la Técnica del Time Boxing y las Areas de uso del tiempo, y de cómo prevenir y atrapar a los Ladrones del Tiempo. Estáte atento a mi blog.